浅谈“信息管理”在办公室督查工作中的运用
 
xx群岛新区自去年7月至今获批已有一周年，在新区建设中每家单位、每个部门和每个人都在机遇中寻求新的蜕变。办公室作为每个单位的综合协调部门，也应积极探索一种全新的工作模式。在办公室的众多职能中，督查工作是重中之重，也是协助领导实现执行力落地的重要环节之一。以“信息管理”为主导，建立一套行之有效的办公室督查机制是办公室创新工作模式的关键，这不仅能够提高办公室的工作效率，协调办公室和各部门的关系，更能快捷有效的为领导提供决策所需的各种依据。
一、督查工作现状
据笔者了解，很多人一说起办公室督查职能，大多数都会望文生义，把督查直接解释为监督和检查。而同样笔者也对被督查的各部门进行了解，很多人一提起被监督或被检查都会有抵触情绪。为了应对这些监督检查，很多人往往会在表面上或形式上作文章，敷衍了事；也有人会使用拖延“战术”，最后使这些督查的事项不了了之。
分析以上督查工作未能达到预期效果的原因，我们得从“信息管理”说起，“信息管理”这个词是引用于管理的三个层次——意识管理、行为管理和信息管理。以此为依据，我们把督查工作分为意识督查、行为督查和信息督查三个层次。
以一个小故事为例，爸爸、妈妈和奶奶三个大人带着一个三岁的小孩在路边走，小孩因为大人不让他走到马路中间去看汽车而哭闹不已。妈妈的方式是拉住小孩不让他走，孩子继续哭闹。奶奶哄着孩子说：“别哭啦，再哭不是好孩子。”这个方法也不奏效。而爸爸摇动路边的树叶，“唦唦”的响声让孩子破涕为笑。实际上在这个故事中妈妈用的是行为层次，奶奶用的是意识层次，而只有爸爸用的是信息层次。正是爸爸用“唦唦”的树叶声转移了孩子的注意力，而达到不再哭闹这一行为目的。因此，三者之间的关系是信息决定意识，意识决定行为，信息层次起着决定性的作用。
在以往的督查工作中我们常常会力不从心，是因为我们用的是妈妈和奶奶的方法，直接用意识层次或是行为层次实施督查，而恰恰忽略了信息层次这一至关重要的环节，因而引起被督查者的抵触情绪和敷衍了事的工作态度。办公室工作人员以督查员的高度用口头通知等方式进行督查，就是直接运用意识层次的督查；采取生硬的的突击检查等手段，就是直接运用行为层次的督查。这些都是督查工作不尽如人意或无果而终的原因。
二、运用“信息管理”优势， 达到预期的督查目的。
1、信息能让人听话。
以我局办公室督查年度目标任务的有效落实为例，我们对“信息能让人听话”这一观点加以阐述。
每年年初，我局办公室会根据各部门上报的年度计划和局务会议讨论结果，确定一份《年度工作目标任务分解书》。但在年度任务的实际执行过程中，因为每月新增工作任务和其他各种因素的干扰，部分年初制定的工作目标任务经常会被疏忽或遗漏。往往直到年底才发现有些年度目标任务未来得及完成，甚至个别部门在制定月度计划中完全忽略了年度工作目标任务的存在。
为了让各部门在月度计划的制定中主动排入年度目标任务。我们分别尝试了意识督查、行为督查和信息督查三方式。一是意识督查方式：口头通知各部门把年度计划排入月度计划中。这种意识层次的督查结果是，有些部门按通知做到了，有些部门根本没理会，而做到的部门中还存在部分年度计划未排入月度计划的情况。二是行为督查方式：面对以上这些紊乱无序的状况，我们对未排入月度计划的年度任务，逐个部门逐个任务一一排查；对没理会通知的部门，打电话或上门一一沟通。但在以后的每个月中这些情况还是存在，办公室每个月都得理清