经济园区信息部创新合理化建议

《对2013年工作开展的几点设想》——谢建华

    一、 针对信息部档案的升级设想
    客户每次调档案的时候，稍微年纪轻一些的客户首选都是想要电子版，但由于园区设备所限，每次扫描都要跑到姚主任处，待主任扫描完成后再传过来，由我们信息部再转给客户。一来一回就要占几个人的劳力，通常一天起码有十几次的档案调阅，完后档案还要归位，如果一堆档案一起处理的话，容易造成混乱，万一档案放错了，再从几千家里找出来是相当耗精力的。所以我们通常就建议客户接受快递或传真，这样可以相对节约时间。
    针对这样的情况，我建议今后园区逐步实现档案电子化。配有档案专用的计算机和扫描仪，从新企业开始每份进档的档案都有电子版，这样查找方便，调阅也方便。
    算下的好处有三点：1、省人力。直接电脑上搜索到该企业传送就可以，可以省略查台账，再抽取档案，然后复印再转寄的步骤。节省的人力可以更多的用于回访中。
                  2、省费用。可以节约快递费、传真费，还有节约复印的纸张。
                  3、可以无限制扩大。园区的场地有限，现在档案继续在扩大中，没几年就会需要更多的空间。有了电子版，只要做好备案就不会有这种困扰。
    缺点是这个方案前期人力投入是非常大的，要受扫描仪的性能所制，所以只能采用逐步进行的方式，一下子无法实现所有档案电子化。

    二、 针对信息部招商方案的设想
    首先部门人员要加强招商知识的学习，由于平常的绝大部分时间已经忙于各种服务，所以要多利用业余时间来充电，但这方面资料靠自己的经验和客户的讯息来说还是比较匮乏的，园区既然想营造全员招商的氛围，那关于招商方面的最新讯息应该有一定的平台能够及时共享，让不是处在一线招商的服务部员工都了然于心。除了新员工培训外，能够为客户提供合理避税的好的案例以及一些新的政策法规，就应该有专人负责，定期向园区全体人员传授，而且这个事情一定要常规化。
    其次，信息部现在与客户的接触都只通过电话，能帮客户解决问题是应该的，从客户的角度来看，这是我们园区管理费收取的意义所在。所以对于客户来说，通过这样的渠道建立的信任度和感激度是极微小的。想要突破这点，要利用好qq群的优势，能够把一些平常关系比较好的企业拉在一起，周末的时候大家可以见面，促进了解，俗话说见面三分情。所以今年准备组织几次群成员自发的远足或者其他方式的团体活动，大家可以沟通一下信息。

    三、针对园区节能减排的设想
    现园区都采用的是热敏纸传真机，用的是专用的传真纸。每次客户传真过来的文件我们都要重新复印过后才能使用，现在市场上用普通a4纸传真机更为普遍，这样的话可以节约购置专用传真纸的费用，也省却了复印的步骤和纸张，而且机器的费用与我们现有的传真机是没有差别的。所以在此建议今后园区如果更新传真机的话，能够首选普通a4纸传真机。

    四、对园区服务客户的一点想法
    我们客户在领取营业执照等证件的时候，都是装在普通档案袋里给客户的，一整套章也全部装在塑料袋，印泥弄的到处都是。对于园区办事员来说，一天到晚接触的都是证件和章，这样利于办事方便，根本就没什么。但留给客户的感觉就比较随意了，我就亲眼见过有些比较重视细节的人一个个章全部擦干净再配上自带的盒子，现在园区部分企业刻的公章已经配了塑料壳，这样很好。记得原来营业执照代码证等都有专用塑封套的，建议我们还是领齐了给客户，便于今后企业存放及携带。

——金仁贤
    一、辅导期转正受理定期跟踪。由于本人一直以做回访工作为主的，所以可能会跟企业电话沟通的情况较多。我们园区有很多企业都申请了一般纳税人，而相对而言一般纳税人中有辅导期的比例相对较大一些。很多企业来电反映，他们提交辅导期转正受理资料以后，特别是一些企业看过场地之后，就不知道该怎么办了？到底是有没有转正也不太清楚？碰到一些比较笃定的企业，长时间都不会了解一下情况，只以为整个流程是这样的。我是这样想的，相关部门能不能定期做一下资料的整合。例如：本周有几家企业提交了辅导期转正的资料？有几家看了场地？几家企业看了场地为什么没有通过？做个统计，碰到资料不全或者各种原因暂时不能转正的企业，及时通知他们。让企业得已及时递交相关材料，及时的争取转正。这样的话，让企业也能感觉到我们园区的用心，我想这样无微不至的关怀，定能带来企业的一片掌声。之前我们读的《细节决定成败》，服务同质化日益显著的今天，要的就是更胜一筹，要的就是更周到的更细致的服务，才能留住客户的心啊。
    二、证书奖励。在回访过程中，时有碰到部分纳税情况较好的企业说起，有没有类似鼓励企业的证书之类的，纳税大户奖状啊等等。听企业的意思，这对他们今后的经营也是一种推动及促进，出去谈生意的时候也可以底气足一些。所以我在想，能不能稍微降低一下门槛，设立类似纳税大户、纳税优秀企业等等之类的称号。在我们纳税大户法人生日回访的企业名单中，每家企业都有一张证书奉上。这样，姚会计在送出礼物的同时，也让企业感觉到我们园区对于该企业的重视程度。
    三、创建平台吸引客户。回访中，我们时常碰到些客户提出这样那样的建议，比如前期碰到个纳税还比较大的企业，由于企业没有建筑方面的资质，所以对于企业为说，很多的业务只能从别的公司上走帐，这样对于企业总体的开票及退税都有很大的影响，客户明确表示，大头都在别的公司上走，只有小头才在这个公司上。还有类似什么进出口权的办理、信息工程之类的、人才引进办理上海户口、中小企业国际市场开拓资金的申请、高新企业资质证书等等五花八门的问题是应有尽有。所以我在想，能不能帮企业创建一个平台，如果我们不能办的资质，我们可以提供相应的信息，比如需要些什么材料？在什么地方可以办理？如何办理？这样也不至于在一开始就把要注册的企业拒之门外，可能就把潜在的大户给流失了。我们虽然触碰不到这些事务，但是我们可以帮这些企业作一下资源的整合，把企业可能涉及到的网站、办事部门的电话及地址收集一下，可以放在我们园区网站的某个版面让客户做参考。可以标上个贴心服务、温馨提示这类的小标题。这样的话，即使