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档案组卷原则和案卷的装订

栏目:规章制度发布:2007-03-27浏览:2318下载170次收藏

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       1、质量要求
        1.1  案卷内文件材料必须齐全、完整、准确、载体和书写材料必须符合耐久性要求,不得用复印件代替。凡需立卷的文件村料,从拟稿、会审、审稿、签发、编号、打字,一律 使用有装订线的稿 纸和专用打印纸。文件材料必须用毛笔、碳素墨水、钢笔(兰黑墨水)书写,严禁使用圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、铅笔、复写纸起草、审批、修改、打印文件材料。
       1.2    案卷厚度文字材料一般不超过15mm,图样材料一般不超过50mm   。
        1.3    文字材料与图样材料分别组卷。文件材料数量少的也可合并 组卷。密不可分的文件依序排列在一起,文 字材料在前,图样在后;若以图样材料为主,文字材料是对图样材料的补充说明,就可图样在前,文字材料在后。
         2、组卷的方法
组卷要便于档案的利用和保管。
        2.本公司档案的组卷
       同一问题、同一事件、同一次会议、同一类别的文件要一起立卷;文件的正本与原稿、请示与批复、正件与附件、来文与复文、转发文件与原件、文电要放在一起立卷。组卷 应注意以下几点:
     (1)、分年度  将档案按其形成或针对的年度分开。
     (2)、分大类、分二级类  将文件按单位的职能分工分开。
    (3)、分级别   将上级文件、本单位文件、同级机关和非隶属机关,但联系紧密的上、下级文件,如上级的批复,下级的请示等,应与本级文件放在一起。
     (4)、分机构  将文件按其形成或承办部门分开。外单位的要把直接主管与非主管单位分开。
      (5)、分问题  将文件按其所反映的问题分开。
     (6)、分期限   将文件按不同的保管期限分开。(注:永久卷中不许有短期保存的文件)
        2.2   基本建设类
         2.2.1   按子项工程,单项工程,专业性质等特征组卷
        2.2.2   前期工程中的动迁协议书按年度组卷,不同年度的文件一般不得放在一起组卷,但跨年度的请示与批复放在复文件组卷。水、电、地质勘探等资料分别组卷。
        2.2.3   设备仪器购置,安装与调试,使用与维修,更新改造阶段形成的文件材料,应与设备档案合并一起组成一卷。
         3、卷宗内文件材料的排列
        3.1     由同一个责任者关于同一问题的文件材料所组成的案卷,按重要程度或形成日期顺序排列。
        3.2     由同一个责任者的不同问题文件材料所组成的案卷,按问题结合重要程度或形成日期顺序排列。
        3.3     由不同责任者的文件材料组成的案卷,按责任者结合重要程度或形成日期顺序排列。
       3.4     密不可分的文件材料依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;转发文件的在前,原件在后;重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;文字材料在前,图样在后。
        3.5    请示与批复的排列,上级批复件排在前,本单位请示在后。
        3.6    本单位转发上级机关的文件,批转、通报下级机关的文件,上级原文、下级报告放在本机关转发、批转、通报之后。
        3.7    会议文件的排列,公司党支部、行政、会议记录按时间顺序排列;公司党员会、职代会等每次会议为整体,会议通知,工作报告、会议纪要,决议排在前,其它排在后。
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