对做好单位的收文及公文归档有效管理进行了思考

收文及公文的归档工作非常重要，是单位执行上级指示、发挥自身职能、完成各项工作的重要形式和手段，它工作量大、涉及面广，需要有责任心的人去完成。要做好单位的收文及公文归档工作，必须做好以下几个方面工作。

一、做好文件的登记工作。无论是上级部门还是其他单位发来的文件、通知等，工作人员都要严把收文关，做到及时收取，及时分类，及时登记。目前采用excel表格登记方法，内容包括：收文日期、文件题名、发文文号、归档类别（按照来文单位分类并填写收文号，方便领导查阅），最后，准确填写收文号并贴上公文处理单附于文件之上，使其随文运转。另外，对于需要办理的文件我们进行excel表格待办公文登记，内容包括：来文单位、文件题名、发文文号、完成时限、责任人、完成情况等，时刻做好提醒、催办工作，确保机关公文办理不漏办等。

二、做好文件的传阅工作。一是收文人员必须先浏览文件，理清大致内容和需要解决的问题，点出文件中的重点部分并转给办公室主任进行签转；二是将那些与本单位有直接关系或需要办理的文件（按办理时间先后）放在最上面，而那些与本单位关系不大的文件依次排后。为便于领导批阅和各科室传阅，收文人员要根据实际情况做好文件的分类工作，我采取的方法是将重要的、紧急的文件与普通传阅文件区分开，分别用文件夹进行传阅，按照紧急、普通顺序放在领导办公桌上并给领导予以言明。另外在传阅文件的过程中，要随时做好文件流转的登记工作，掌握事情办理程度等，做到每一份文件的处理过程都有一条清晰的运转轨迹。

三、做好文件的催办工作。文件都具有时效性，文件的办理效率直接影响着整个单位的办事效率，收文人员必须具有较强的时间观念，科学管理，提高办理效率。若遇到重要或紧急文件又恰巧领导不在之时，要将文件内容等电话告知，请示领导将文件分发给相关科室或责任人进行承办。收文人员要随时查看待办事项登记薄，及时对所办的文件进行跟踪、核查，督促科室或责任人在要求时限内完成相关工作，切实做到事事有结果、件件有回音。文件办理完毕后，应及时在登记薄和处理签上注明完成时间和完成结果。

四、做好文件的电子档案保存。目前政府部门办公门户系统和oa系统的完善，收文的处理、归档工作迎来了新的巨大的变化。我们可以方便、快捷地从上级部门收到电子文件，然后，可以直接进行文件登记并按照省、市、区（收文日期）进行存档，为便于查阅，要实时做好excel表格登记工作，确保电子版存档与表格登记完全一致。另外为便于电子文档的长期保存，电子文件还需定期拷贝至移动硬盘中。    

五、做好文件的存放和归档工作。文件办结后，收文人员要把这些文件按照公文登记顺序进行整理和有序排列，做到每类文件均按序排列，无遗漏。每年年终，和档案员一起根据档案归档的有关规定，及时分类整理归档。归档工作是文书处理的最后环节，收文人员要站在对领导负责的高度，及时开展文件的鉴定工作，协助档案员认真做好文件的归档工作，以此优化档案质量。