摘要：文章阐述了在档案保管利用过程中做好保密工作的重要意义，指出档案管理和档案利用中的监督工作是做好档案保密工作的前提条件，正确处理好档案保密与利用的关系是充分利用档案的关键环节，积极做好档案保密工作是保证档案在保管利用过程中完整、安全的根本目的。
 
    关键词：电子档案；档案管理；档案保密
 
    一、引言
 
    所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机芯片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。与纸质文件比较，电子文件需要借助现代办公设备才能阅读利用，不再是直观的纸质文件；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，具有速度快及修改日期的显示效果；电子文件的利用是可共享的，不受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
 
    二、现代电子档案的管理
 
    电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。任何一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都将影响电子文件的原始性、真实性。因此，及早地建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。电子档案的管理可以采用以下方法：
 
    （一）内部文件
 
    以年度、组织机构、保管期限进行组盘。按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。
 
    （二）外来文件
 
    通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按