(神华准能公司物资供应处,内蒙古 薛家湾 010300)
摘 要：文章对采购工作的5个阶段：物资采购计划的制定、选择供应商、确定采购价格、验收及付款环节、采购人员考核进行了论述，强调了只有加强和规范管理、实现采购流程的优化和再造、充分挖掘采购成本的潜力，才能提高企业的经济效益。
关键词：企业；物资采购；采购流程；管理
中图分类号：f251  文献标识码：a  文章编号：1007—6921(2008)02—0033—02
      物资采购是一门科学。一个有组织、有规模的采购实体，尤其需要采购理论的支持，以便更好地运作。生产型企业在运作之初就必须意识到：作为整个物资管理的重要一环，采购流程对于企业成本的控制相当重要。采购流程没有做好，意味着企业的成本没有控制好，企业的经营、生存和发展就存在问题。如何提高企业物资采购流程的管理，是目前摆在企业物资采购管理人员面前的全新课题，随着市场经济的发展和买方市场的形成，企业物资采购流程管理在加入wto后，资源市场空间越来越大，物资采购流程控制的余地也相应增大，由于原材料、燃料、辅助材料等物资的成本费用是企业产品成本的重要组成部分，在企业总成本中约占30%左右，所以物资采购流程管理的优与劣关系到整个企业成本管理的成败，对物资采购流程的控制就显得越来越重要，下面，笔者从以下几方面谈一谈自己的看法。
1 采购计划的制定
      采购计划阶段是整个采购运作的第一步，至关重要。采购计划的制定是一项复杂的工作，需要具有丰富生产经验、计划经验、采购经验等复合知识人才才能胜任，并且要和确认订单等部门协作进行。目前，大多数企业在物资采购计划的确认阶段，往往分三个步骤，首先，由生产部门根据生产计划编制用料计划表，报送物资部门；其次，物资部门审查用料申请表是否超越范围、超限额的品种和数量，并根据利库情况审定采购品种、数量，编制正式采购计划报采购部；最后，采购部根据批准的采购计划拟定询价厂家报主管领导审批。往往只经过生产、采购两个环节。
      目前，企业库存积压致使储备资金不足的问题已成为严重困挠企业发展的难题，追究其原因，症结在于在采购计划制定阶段忽视了仓储部门与财务部门的作用，库存物资量与资金使用量没有得到有效的管理、合理地调控。从内部控制理论分析，一项业务由两个或两个以上的人或部门经手，其发生差错和舞弊的机率就会大大降低。因而，在物资采购计划阶段要建立生产、计划、采购、仓储、财务五个部门联动的控制环节：①由生产单位根据生产计划提出计划申请单；②将计划申请单提交物资计划部门，计划部门根据库存情况及以往物资消耗情况，编制正式采购申请单交仓储部门；③由仓储部门的保管员进一步确认，保管员根据库存情况及近期领用情况确认采购数量，并经部门主管签字后，递交到采购部门；④采购部门接到正式采购单后，审查是否重复采购，是否存在其他不合理采购品种及数量等，审核同意后，根据已掌握的市场价格，对采购所需资金做出估算，并将采购单交资金预算管理部门；⑤资金预算部门根据企业生产经营目标和资金预算审核采购单是否在预算之内，审核后再交还采购部门，采购部门方可根据各部门审核过的采购单执行。
      神华准能公司正式投产后，产量逐年倍增，至2007年已在设计能力为1 200万t产煤量的基础上翻了一翻，各种生产设备也因超设计能力运转和年久老化，维修成本逐年递增。为了满足生产供应，特别是一些进口设备的备件由于采购周期长而必须提前储备，致使储备资金占用也随着呈现上升趋势，2007年初库存资金达到了7.2亿元。为此，公司加大了对供应部门的考核力度，将供应部门职工的新增效益奖分割出来与储备资金占用指标考核结果挂钩。同时供应部门在计划方面对生产单位考核也相应增加了内容，从原来的储备资金总占用总体考核，延伸到了计划准确率和领用率的详细考核，尽可能地避免生产单位不负责任随意报计划的现象。供应处内部也采取了储备资金占用指标分解的办法，层层落实责任，并对采购计划的消耗提出具体要求，采购计划的消耗按7∶2∶1比例要求，即当年采购的物资当年使用率要达到70%，第二年使用要达到余下部分20%，剩余部分10%第三年应全部使用完。并按物资类别及设备类型，给相应的计划人员核定了储备资金指标，并与计划人员的奖金挂钩，半年进行一次考核兑现，促进了计划人员工作的严谨性和积极性，减少库存积压，降低了储备资金占用。
2 供应商的选择
      采购渠道的选择，直接影响到企业