“陈旧”、“死板”，一提起档案管理工作，很多人会联想到这些字眼，然而，在河南中烟工业公司档案室，引入数字化管理模式后，只要拿鼠标轻轻一点，想要查阅的相关资料就会立刻出现在你的眼前。“数字化” 、“高效率”是这里工作的特色。

揭开“数字化”面纱

随着《数字烟草发展纲要》的出台，2004年，国家局提出了“积极推进档案信息化建设”的要求。也就是在这一年，河南中烟工业公司组建成立，一些重要的档案资料亟待科学归档。

“档案是我们的宝贵财富，一定要做好档案管理工作。”河南中烟工业公司从一开始便把档案工作提到非常重要的位置。为准确、客观地做好各类资料的整理、分类、归档工作，公司很快形成了以主管领导挂帅、办公室副主任分管、档案室具体负责、各部门协同的四级档案管理网络，分工明确，责任到人。同时，引入了烟草企业普遍采用的“目录级档案管理系统”，该系统包括文书、科技、会计、声像、实物档案等的目录管理，实现了计算机检索、统计、利用等功能。

“目录级档案管理系统虽然取代了手工编目的档案管理模式，但无法实现文档一体化，查阅档案很不方便。”档案管理员宋民提起老系统，摇了摇头。以前面对大堆大堆的文件资料，她每天要忙着一件一件往计算机里录入目录，工作量大，效率低。

2006年11月，河南卷烟工业实现一体化重组，电子文件大量生成，原有的档案管理手段和方式已明显不能适应档案统一化、现代化工作的需要。运用信息数字化手段，提高公司档案管理水平迫在眉睫。

驶向“数字化”快车道

数字烟草的快速发展，促进了河南中烟工业公司档案管理工作数字化进程。

2004年，河南中烟工业公司出台了信息化建设总体规划，2007年初，已完成公司本部职能中心机房工程建设，河南卷烟工业企业实现了oa系统（办公自动化系统）单点登录，公文远程传输、网上审批等。公司也为档案室配置了标准库房，彩色打印机、扫描仪、刻录机、消毒柜等现代办公设备。作为oa系统二期工程建设项目，公司从重庆某档案管理软件公司引进了一套全新的档案管理软件系统——“文档一体化管理系统”，该系统与oa系统联网，按网络化、信息化办公的要求，对公司和8家卷烟生产厂生产经营中产生的，对国家和社会具有保存和利用价值的电子公文等电子信息，实行集中采集、归档，统一管理，做到数据规范，安全保密，充分共享。

2008年6月，公司又启动了综合办公管理平台