随着我国电子计算机技术的飞速发展，计算机越来越广泛地被应用于人类社会活动的各个领域，因此在人类社会活动中产生的电子文件越来越多。因电子文件的传输快捷性、可复制性等优点，使得纸质文件逐步被电子文件所代替，这给传统的档案管理和档案部门及档案工作人员带来了新的挑战。如何顺应并做好纸质档案向电子档案管理的转变，适应网络信息时代电子档案管理的环境，已成为目前广大档案工作者越来越关注的话题。

    一、 电子档案形成的优越性

    1．电子档案的形成可以有效地节约档案占用空间。

    所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点，而且与纸质档案的管理方式是相通的。电子档案的加入，丰富了档案管理体系，为传统的档案利用开辟了一条新路。

    2．电子档案的形成可以提高档案管理工作效率。

    电子档案的产生，使计算机先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更充分。档案人员可通过简单的操作进行查询和利用，从传统的手工编目和查询及繁重的编研信息收集等方面的工作中解放出来。这将会推动档案事业的发展，使档案管理再上一个新台阶。

    二、 电子档案存在的缺点

    传统的纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式不会再发生变化，只要抓好保管，就能确保档案的原始性和真实性。与纸质文件不同的是，电子文件建立在高科技的基础上，其内容和形式是相对独立的，不仅内容易于删改变化，并且可以储存于不同的载体，人们无法从其所包含的内容、形式和