纸质文件和电子文件管理是当今文件管理的两种类型，其管理是在共存状态下互相依存、互相影响的。随着烟草行业信息化建设的不断加快，办公自动化已成为推动行业发展、转变工作方式和管理方式，提高办公效率的一个重要手段，由此产生的纸质文件管理和电子文件管理也就成为文件管理部门所面临的主要任务。
    一、纸质文件与电子文件的共存状态
    所谓“电子文件”，是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。从电子文件诞生开始，它将在相当长的时间里与纸质文件共存，并以双套制和双轨制两种类型显现共存状态。第一类是先有纸质文件，然后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本。纸质文件的数字化通常有两个时间点：一是收到外来文件后立即实施数字化，二是对已经归档的纸质档案实施数字化。第二类是在公务活动中用计算机直接生成电子文件，但出于对文件证据要求或永久可读的需要，又将电子文件转换成纸质文件。这种转换一般也有两个时间点：一是在计算机系统中完成文件制作，或经由网络（电子邮件系统、电子公文传输系统等）传输的电子文件接收后，以纸质文件形式输出生效；二是在归档时或归档后为电子文件制作硬拷贝（纸质文件或其缩微文件）。
    按道理，同一份文件的电子版本和纸质版本应该具有相同的保管工作期限，对共同需要的著录项也应该形成相同的著录内容。因此，需要探索两套文件鉴定和著录等工作的并轨，并必然选择向电子文件靠拢。这就导致了鉴定和著录等工作的提前以及自动化程度的提高。在文件生成时进行的鉴定和著录会有不确定、不完整的问题，需要随着文件的流转而补充和确认，从而使这些工作从一次完成变成分段完成。
    二、电子文件与纸质文件管理的互动
    在电子文件与纸质文件的共存状态下，必然要对这两种文件分别加以管理，这就形成了两种管理系统的共存。
    自从在文件和领域实行计算机辅助管理以来，纸质文件管理的方法就开始发生变化，