总办规章制度

一、     文件规范制度

1、          大厦所有正规对内、对外文件、报告、印刷品、口头称谓等，一律统一为“海天大厦”或“大厦”不得使用其它称谓。

2、          海天大厦所有正规对内、对外文件、报告、印刷品、口头称谓、会议排座等，凡涉及到依次罗列各部门的，均按下列标准称谓和顺序排列：总经理办公室、财务部、人力资源部、餐饮部、康乐部、房务部、营销部、采购部、动力工程部、管家部、保卫部。

3、          海天大厦所有文件，凡需呈报总经理的，均需按文件类别，填写相应的文件处理表格由总办呈报。（表格见附件）

4、          文件编号规定：以海天大厦名义发放或存档的文件，编号为：海天大厦（   ）年经字第（  ）号。部门之间可以互相使用工作联络函。

二、    档案管理制度

1、          随时收集各部门办理完毕的文件，按类别分类存放，翌年经检查齐全后，整理立卷归档。

2、          文件整理原则：

（1） 在档案夹里按类别清楚的标明文件内容，对每一份文件都清楚的注明它归入的档案类目。

（2） 归档注意整洁，归档前先把资料进行分类，把材料按类别分组装入一个待办卷宗，以便归档时，所有材料都能随手而得，避免盲目的查找。

（3） 立卷按永久、长期、短期分别组卷；卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起。

（4） 及时在电脑里做好文件的存档记录，以便于查找。

（5） 每天都进行清理归档，以资料堆积。

（6） 每年全面整理一次档案，及时将不必要保存的材料列清单交领导批准后进行销毁。

（7） 熟悉自己管理的档案，了解各部门的归档制度。

3、          在档案文件装订前，要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或褪色的材料，要用纸加衬边；纸面过大的书面材料，要按宗卷大小折叠整齐；对字迹难以辩认的材料，应当附上抄件；案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔字或钢笔字书写，字迹端正。

4、          根据卷内文件之间的联系，进行系统排列、编号、编制案卷目录。

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