摘要：面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应。因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
 
    关键词：电子文件；档案化管理
 
    一、引言
 
    近几年，电子信息技术飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，政府部门的许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。现有的计算机存储设备，容量虽然很大，但面对几何级数发展的电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门若保留旧的设备和多种应用软件，在人力和物力上都是一种浪费。因此，电子文件归档工作要走社会化管理这条路，由专业的档案部门去管理。
 
    电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
 
    二、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
 
    第一，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率；另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
 
    第二，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保