(乌兰察布市军事干休所，内蒙古 乌兰察布 012000)
摘 要： 文章介绍了档案信息化管理 的优势、存在的问题、现状，提出了档案信息化的实现步骤及保障措施。
关键词：档案；信息化；管理
中图分类号：f239  文献标识码：a  文章编号：1007—6921(2010)02—0149—02

档案信息化管理是一个具有重大战略意义、体现档案工作发展方向和趋势的重要课题。近年 来，笔者对所在单位乌兰察布市军事干休所的档案信息化管理方面进行了探索和实践，在此 谈一些自己的看法。
1 档案信息化管理的优势
1.1 空间优势

传统档案管理是对纸质资料进行分类、整理、筛选、归档，若数量庞大, 需要较大的档案室 进行存放。档案信息化主要借助于硬盘、光盘等存储介质来实现, 这些存储介质体积小、 容量大, 仅需要少量的消磁柜等专用设备进行存放即可。档案信息化在空间上的优势是显而 易见的。
1.2 维护优势

在传统档案管理方式下,每年都需要对年度内档案材料进行分类、整理和归档,费时费力。而档案信息化管理是将纸质材料形成电 子文档后定期或随时归档,并按事由进行分类,便于用户查找利用,既可以避免文件漏归,保证 归档率和完整率,也更加方便、快速、及时,提高了档案管理的维护性。
1.3 利用优势

在传统档案管理方式下,档案的检索、查询都要靠手工来完成,手续繁琐，程序复杂,给档案 利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归档的同时进行主题词标引,还 可以编制多角度、全方位的检索工具,检索、查询信息更加方便迅捷。
2 档案信息化存在的问题
2.1 档案管理观念落后，开放意识与创新意识淡薄

目前, 档案部门仍然存在着“为保管而保管，重保管轻利用” 的思想, 存在着“ 等、靠 、要” 、安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念, 还存在着闭架 借阅、你查我调等做法。现代信息社会日新月异, 新技术及相关学科理论的不断 渗透, 使得来源于社会而服务于社会的档案管理领域不断出现一些新情况、新问题。这些情 况和问题, 特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐, 已成为制约档案管理发展的重 要因素。
2.2 新时期档案管理面临着严重经费问题

众所周知, 档案信息的数字化、网络化, 管理服务的现代化, 已成为当前档案事业发展的方 向。档案管理要赶上时代的步伐, 就必须不断更新设备和技术等问题。为此, 各单位就得花 大量的人力、物力、财力去解决这些问题。但由于设备不断更新换代, 长期以来各单位的档 案部门不可能单凭政府拨款就可解决事业经费不足的问题。特别是现在政府拨款显得极其 有限, 经费问题成为制约档案管理发展的又一因素。
2.3 档案保密和档案安全受到挑战

信息网络不断深入各个领域。网络环境下, 影响档案保密和档案安全的因素主要有：①人为 因素。档案部门档案安全意识和保密意识不强, 往往在自己的档案网页上随意发布信息, 对 发布的信息缺少严格的审查和管理。②技术问题。当前电脑病毒” 瘟疫” 横行, 又加上黑 客的恶意攻击, 使得档案信息的安全和保密受到威胁, 这些势必引起我们的高度重视, 并加 以研究解决。
3 档案信息化的建设现状

目前，我国各企事业单位的档案部门虽然都已陆续开始着手档案信息化建设，但由于历史原 因，档案部门所收藏的档案基础差，案卷质量不高，且档案信息化工作统一标准尚不全面， 只是仅仅局限于某个领域或某个专业系统，加上单位自身或多或少存在的种种原因，因此档 案信息化的建设，其实也就成了“各自为政，百花齐放，百家争鸣”的局面了。如何严格规 范档案信息化的基础标准并加大推广力度，已成为档案信息化建设过程中的重中