（一）备忘录的定义

备忘录是外交代表机关之间使用的一种外交文书，用来说明就某一事件、问题进行交涉时在事实上、立场上、法律方面的细节，或用来重申外交会谈中的谈话内容。

备忘录可面交或送交对方，无客套语、致敬语，开头就叙述事实。在会谈或交涉中为了对方便于记忆谈话的内容或避免误解，可预先写成备忘录面交对方，也可在谈话后将要点用备忘录送交对方。为了叙述事实或陈述、补充自己的观点、意见或驳复对方的观点、意见，如果用照会过于郑重时，可使用备忘录。有时为了提醒某一件事，作为一种客气的催询，也可送交备忘录。

备忘录也可以作为正式照会或普通照会的附件。

面交的备忘录，不编号、不写抬头、不盖章；送交的则要编号、写抬头、要盖章。有的标上“备忘录”三字。

（二）备忘录的类型

1.面交备忘录

这种备忘录一般采用第三人称写法。其格式比较简单，文前无编号、无标题、无称呼、无问候语和客套用语，可标“备忘录”三字，也可不标。文后不签署、不盖章，但要写明发文日期和时间。

这种备忘录是面交时用的，可将谈话内容预先写好，在谈话之后交给对方。也可以面向对方宣读之后交给对方。

2.送交备忘录

送交备忘录可以采用第一人称，也可以采用第三人称写法。可以直接发文，也可以是对来文的答复。如果是答复式的，一般属于对等行文，即对方来文用备忘录，本方复文也用备忘录。

送交备忘录大可分为三种类型。

（1）径送备忘录

就是不作为任何照会或函件附件的、独立的、直接送达的备忘录。它与面交备忘录不同的是，它不是当面交送的，而是装在信封内，信封上标“备忘录”三字，由通讯员或邮递员送给对方。

径送备忘录一般文前要标“备忘录”三字，有的还可以加标题，如