应用文“因事成文”的特点要求应用文体的写作表意清晰、平实质朴、组句严密、措辞精炼，好的应用文不仅表述平实准确，易知易晓，而且语句明快不拖踏，逻辑清晰不混杂，不仅有内容美，更具形式美，是文质兼备，富于文采的，如何提高应用文特有的明朗晓畅的语体美，力避常见的乏味干瘪、繁琐冗杂的毛病，可以从学习炼句技巧入手。
　　一、 长短结和，多用短句。
　　长句与短句的主要区别在句子的结构形式上，长句结构复杂，联合成分较多，修饰语较多，短句则相反。使用长句，可以使表意更加严谨细致，但其结构复杂容易出现语病，造成阅读接受障碍；而短句表意简洁明快，干净利落，阅读起来一目了然，更符合应用文沟通思想、办理政务的目的。因此，应用文写作中，除了要表达十分复杂严密的意思而采用长句外，能用短句尽量用短句。广为传诵的西晋李密的《陈情表》，文中用了大量的短句，开头既写：“臣以险衅，夙遭闵凶。生孩六月，慈父见背；行年四岁，舅夺母志。”三个短句，二十四个字，就将自己真实的悲惨凄苦的境遇突出地展现出来，给晋武帝留下深刻的印象，此外，像“诏书切峻，责臣逋慢；郡县逼迫，催臣上道；州司临门，急于星火。”这样表意清晰而明朗的短句和句群，随处可见，使文章读起来畅快无阻，朗朗上口。当代，邓小平同志的文章最大的特点也是善于大量使用短句，言简意赅，掷地有声，形成独特的语言风格，诸如“改革要摸着石头过河”、“贫穷不是社会主义”、“计划和市场都是方法”等等，因其简短形象而广为流传。
　　当然，应用文中有时也要使用长句，以表达严密精确的意思，并间杂在短句中，形成错落有致的效果。但需注意：一是不要长句用得太多，造成繁杂拖踏，读起来太累。二是要注意句子成分搭配合理，避免语误，如：“我院多媒体网络教学系统从1996年建设至今，从未因出现技术障碍而耽误教学训练活动的现象，真正地实现了保障有力。” “从未……现象” 是错误的，“从未”是副词，不能带宾语，只能是“从未有过……现象”，或“从未出现……现象”，这个错句就是典型的因句子附加成份太长而忽略主要成份搭配造成的。所以，有的长句，能化为短句，就尽量化短。如：“为进一步摸清各单位新任务准备的底数及准备过程中存在的困难和问题，促进各单位高标准落实好新任务准备工作”，就可以将前半句的长宾语拆开，变成三个短句：“为进一步摸清各单位新任务准备的底数，发现准备过程中存在的困难和问题，促进各单位高标准落实好新任务准备工作”。改后，表意同样周全但却更清晰直白。
　　二、 巧用整句，意蕴贯通
　　结构相同或相似的一组句子叫整句。在应用文中适当地使用整句，可以使文章凝练新颖，声音和谐，气势贯通，意义鲜明。
　　首先，可以用整句制作小标题。在应用文常见的部分式结构中，小标题运用是比较广泛的，小标题是结构提纲的直接体现，是对大量材料的直接概括，如果用形式相同的整句充当小标题，形成共同规律、固定格式，不断重复，回环出现，就会起到精练、醒目、突出事理的效果，从而加深读者印象，提高阅读兴趣。如某军队医院财务部门的年终总结《建立正规的财务秩序，编制合理的资金预算》，为了突出财务工作改革后，克服困难，解决超编现象的主题，设计了这样几个小标题：
　　（１）“逼”出一条路子
　　（２）算清“两笔帐”
　　（３）利刃切除“肿瘤”
　　（４）搅活一池春水
   　这几个动宾结构的小标题，简明概括了来自实践的经验，彰显了文章整体框架，自成一体，别具一格，给人鲜明的印象。
　　其次，使用意思基本相同、