公文写作知识（市政府办公室：孙传志）
    写作的基本概念：写作，是我们业务干部和从事管理的工作人员不可缺少的能力。不会写作就不能从事管理，不能胜任业务。至少完全可以说，不会写作，就不能做好一个国家公务人员。

  写作，有广义和狭义之分。广义的写作，顾名思义，是指写诗作画作文章。我们这里所讲的写作，仅指写公文（当然包括专用文章）。这种写作，是针对干部的实际情况提高他们作为干部所需要的最基本的写作能力。

写作是一种什么样的能力？

客观事物经过人们的认识活动，成为思想、感情、信息，要是用文字组成篇章把它表达出来，就是写作。

1、写作的基础是认识能力

写作是用文字表达思想内容的，写出的文章好不好，首先取决于意思对不对，应不应该和值不值得写出来告诉别人。

文章的思想内容是从那里来的？来自对客观事物的认识。思想内容正确及深刻与否，决定于作者的认识能力。即，能否对客观事物以及主观的意念进行科学的认识，从而得到正确的思想。这一方面指有敏锐的感受力和精细的观察力，发现别人没有认识的事物、特征、动向及其意义；另一方面，是对丰富的感性认识进行思考，使之进入理性认识阶段，这就需要运用概念、判断、推理，进行分析、综合、归纳，从而形成反映客观事物本质和规律的思想内容。

2、写作的实质是思维能力的体现

写作，从认识开始直到成文定稿，贯穿着思维活动，认识过程中从感性认识到理性认识就要经过思维，从写作角度看，就是鉴别——去伪存真，选择——去粗取精，联想——由此及彼，分析——由表及里，渐次进入构思阶段。从构思起草到修定成文，仍然是思维活动的继续；它贯穿了命题立意、布局谋篇、遣词造句、修改定稿的全过程。换一个说法，事物反映到头脑，即输入信息，只有经过思维活动的加工才能用文字表达成文章。所以，文章只是思维活动的“物化”结果，写作能力实际是思维能力的体现。

要提高写作能力，就要提高思维能力，主要是两个方面：一是要想得合乎思维规律，即合乎逻辑；二是要想出新的路子、新的深度，能解决新问题，想出新办法。这就是开拓性创造性的思维能力。

3、表达能力也是多方面能力的综合体现。前面讲过，写作能力的基础是认识能力，实际是思维能力，但是认识能力和思维能力却又不等于写作能力。我们这里所讲的写作能力是指书面表达能力，即用文字以适当方式把思想感情表达出来，把信息输送出来的能力。

写作要具备七种能力：★审题能力，★表现中心思想的能力，★搜集材料的能力，★系统地整理材料的能力，★修改文章的能力，★语言表达的能力，★选择文章体裁的能力。

列宁概括的“三大要素”：选择主题，论述主题，文字修饰。

 选择主题的能力，就是在现实生活中能选准、抓住有意义的主题，命题作文能正确审题并确立正确的主题。

 论述主题的能力，就是能选择材料、运用材料、结撰文章来表达主题。

 文字修饰能力，指词章修养，即运用语言文字的能力，不仅符合语法修辞规律，又适应文体，而且能发挥文字的表现力，具有健康的文风。

    第一章  公文、文件

公务文书，即机关应用文章，是指党政机关和群众团体、企业事业部门用来沟通、协调和处理上下左右之间公务关系、办理机关事务的文章。其中最重要的一类是有法定权威性和约束力的正式公务文书。国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》指出：“国家行政机关的公文（包括电报，下同），是传达贯彻党和国家的 方针、政策，发布行政法规，报告情况，交流经验的重要工具。”《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》（以下简称《条例》）规定：“党的各级领导机关的文件，是传达党的路线、方针、政策和实施党的领导的重要工具，是指导和商洽工作、请示和答复问题以及沟通情况的重要手段。”党政分开，政府公文和党的文件渐有不同，但都是治理国家、管理社会、开展党政工作、领导各族人民进行四化建设的正式文件，体现了邓小平所说“拿笔杆是实行领导的主要办法”的一个方面。

第一节  概 述

一、公文的含义

1、含义

按《办法》、《条例》所用名词，国家机关称公文，党的机关称文件。由于共通之处甚多，按习惯皆称为公文。公文是党政机关处理党务政务、人民团体和企事业部门处理行政事务所使用的正式文字材料。

2、我国公文发展沿革线索。

公文随社会发展。公文的形式、特点、功能是历史形成的。当前公文的办法，条例是适应现实需要而有其发展沿革的历史过程。

我国公文起源于原始公社后期，有结绳和图示法。奴隶社会有了成熟的公文。封建社会有发达的公文，门类齐全、格式严整，名文高手如云，当然，冗杂繁琐，弊病也很多，这是政权性质所决定的。

中国共产党从建立机关工作时到革命战争中，就注意运用和改造旧公文形式，创立自己简易实用的公务文书。1942年1月颁布的《陕甘宁边区新公文程式》是一个标志。它把公文分为“主要的”和“辅助的”两类，主要公文是命令、布告、批答、公函、呈文；辅助公文是信、报告、快邮代电、签条、通知，共计十种并规定命令、布告、批答、指示信为下行公文；呈文、报告为上行公文；公函、通知为平行公文；快邮代电通用不分；签条只限机关内部使用。

  建国后，逐步地把正式公务文书和处理日常事务的文书区分开来，并对正式公文进行了定型化、规范化，正式颁布实行。第一个基础文件是1951年中央人民政府政务院的《公文处理暂行办法》。分总则、种类、体式、输程序、行文关系、催办检查、档案、保密等八章四十条，还有十个附件。后来，经过1955年、1957年修订，1987年2月发布正式的《国家行政机关公文处理办法》，通知各地“照此执行”。随改革进程，党政分开，1987年6月中央办公厅秘书局发布《中国共产党各级领导机关文件处理工作暂行条例》（征求意见稿），1989年4月发布试行稿。

二、公文的作用和特点

1、公文的作用。

现代公文不可替代的作用是作为信息载体和思想桥梁，保证党政等公务活动的进行，从而使整个国家各体系各系统的机关有效地运行。

①发布和传达机关决策的载体。各级各类机关按照党和国家以及上级部门总的政治意图、活动宗旨进行工作时，要在自己的具体情况的基础上做出决策，要将它报告上去，推行下去，交流出去，以取得法定的批准、执行和配合，或取得反馈信息来调整决策，就要借助公文。

②强制或指导对决策贯彻执行的工具。公文对机关决策的推行实现具有利用法定行政力强制实行，或利用典型、经验来指导实行的作用。

③工作依据和检查的凭据。各级各类机关的工作是在法定的职权范围内有领导地开展。工作的依据，检查的凭据，就是体现上级决策、反映下级情况的公文。

④公务联系的纽带。各级各类机关之间的公务联系，如知照情况、交换情报、交流思想、协调行动等，是高效率、有秩序开展工作的必要条件，也是公务活动的重要方面。这个联系的纽带的重要组成部门就是公文，它把整个机关系统联成一体。当然有的可开会或打电话，不能一切指靠公文。

⑤宣传教育的手段。公文把机关的意图传达下去，把情况传播开去，让人们知晓，本身就是一种宣传教育，当然与报刊宣传文章不同，不能长篇大论地讲道理，只是简单说明，起到提高认识、统一思想的作用。

2、公文的特点

①内容上鲜明的政治性和政策性。公文是国家政权进行统治、管理、协调系统内外关系的工具；是政党和群众团体进行党务、政治活动，进行自身管理、协调与国家及其他党派团体关系的工具；是企业事业部门进行管理、协调与管理系统及与国家、与其他系统关系的工具。其中国家政权和执政党是决定性的。公文就必然是它们政治意向与政策体现。

②效能上的权威性和行政约束力。公文是法定机关制发的，国法党章是它实施实行的后盾和保障。这就决定了，公文代表制发机关法定的职权，具有法定的权威性和行政约束力。就是说，有关的机关和人员，不管看法如何，必须认真理解、处理、遵循和执行。当然，是指令贯彻执行的，还是指导性的，供参考的、知照的，有不同种类和明确规定。

③形式上的程式化规格化。公文是以说明为主要表达方式的应用文体。在长期实践中，由于权威性、严肃性、准确性和效率的要求，形成了独特的程式和规格。它有着统一规定的种类、名称，及其适用的范围、内容、作用；有着一定的格式、特点；它的用纸、书写、印刷、装订等也有统一规格。

这些程式和规格形成之后，由主管机关以《公文处理办法》统一规定。一般说来不可“失体”、“出格”。此外，一个机关的公文一经确定了格式——版头、版面、字型、行距、尺寸等，就不要随便更动，相对的稳定性有助于识别和保持严肃性和权威性。当然，它也是有一定活动余地的。

④使用上一定的范围和时限。公文是用来解决机关管辖，涉及的一定范围和一定时期的现实问题，所以有其实用范围和时限。一份文件，有一定的接受人，一定的执行人和适用范围。时限，一方面是指解决当前问题，要限期 传达执行；另一方面是指有效期并不是永久的，某些现行工作做完了，文件的作用就结束，成为档案、文献。

⑤文风上的准确与庄重。公文的政治性与权威性，使它成为一种严肃的文体，形成了自己的语体、口吻和笔调，特别是文风上要求准确和庄重。

三、公文标印格式

公文有一定的标印格式，这是保证质量和行文效率的要求，也是法定权威性和约束力在形式上的表现，所以这是公文的内容和效能所决定的。格式的特点是标记标准、结构严整、大体一致。

《公文处理办法》规定了“公文格式”，《文件处理试行条例》规定了正式文件的标印格式，大体一致。我们从主体结构、附加标记和款式规定三方面，介绍如下：

主体结构，又称文件体式，是指公文中表达实际内容的主要文字成分，其各个部分在整体中有固定的位置。

1、标题。

标题一般由发文机关、内容（事由）、文种三部分组成。标题标明发文机关；内容（略） ；“通知”、“公告”等是文种名称。

向社会或机关工作人员发布的公文，如“公告”、“布告”、“命令”等，标题中写进机关、事由反而累赘，可以略去一项，或两项全略去。唯有“文种”不能省略。

2、签发人。

签发人姓名标注在文头间隔线右上边适当位置。命令、布告等，签发人在文末，注明职务。

3、主送机关。

主送机关是指接收、办理（贯彻执行、知照、研究、答复）的受文单位 。向全社会和机关全体人员发布的公文，可以略去此项。

4、正文。

公文表达内容的主体是正文。较长的公文一般由开头、主体、结尾三部分组成；较短文电，一般由依据、说明、决策三部分组成。当然，有的只有二部分或一部分，由具体内容和欲起的作用决定。总的来说，从内容上看，要交代清楚什么人什么事，观点要鲜明，这件事怎么样，要受文单位做什么。

5、发文机关落款。

发文机关的名称，俗称“下款”，在正文之后偏右处。应写机关全称或规范化简称。

6、发文时间。

发文时间是签发或通过之日期，署在公文的发文机关名称之下，用公元，阳历，用小写汉字数码，不能省略“年”“月”“日”。

7、附件。

有的公文有附件，它与正文构成一份完整的文件。附件有两类，一类是补充说明主全主要内容的附件，实际上主件就是因为它才制发的，其名称作为事由写进标题，直接附在主件之后。一般发布、转发、印发、批转的公文，大都如此处理。

8、印章。

公文一律加盖印章（有特定版头的普发性文件除外）。印章要和落款的名称一致，盖在机关名称和日期上，要求上下压正文，下要骑年盖月。

用印的一页，如无正文文字，要在开头用括号注明：此项无正文。

9、抄报、抄送机关。

公文除主送机关（阅处）外，还需要送有关机关或领导人（阅知）的，要在文件末写上抄报、抄送机关名称或领导人姓名。“抄报”是送本机关所属上级机关、领导，“抄送”是送平级或下级机关的。一般标在末页“主题辞”下方。

10、附注。

即附带说明的事项。

以上十部分构成公文的主体，其中前六项必有，后四项看情况需要不需要。

附加标记，又称版式，是公文主体之外构成文件必不可少的部分。

1、版头。

版头，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字（或加括弧标注文种名称）组成，用大字居中印在文件首页上端。 另一种是用于公函的，只印上机关名称，叫名头。文头、名头都有大字和横线一起套红印刷，所以称“红头文件”，日用文书的版头原不套红，俗称“白头文件”。党的机关的公文版头，间隔红是一条当中有五角星的横线，政府部门只有一条横线。

 2、发文字号。

 3、秘密等级。

机密公文分“绝密”、“机密”、“秘密”。标注在首页左上方份号下面。

4、紧急程度。

公文处理的时限要求，以紧急程度的标记来区分。紧急公文应分别标明“特急”、“急”。一般的可不标。标在秘密等级之下。

 5、主题辞。

“主题辞”，由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组成的。由发文机关从《主题词标引参考表》上按条目选取词汇嵌成，也可以拟写。标注在末页下部、抄送范围上方。

6、印发标记。

有些公文在文末要标上印发情况，即印制份数，承发单位，印发日期等。

四、公文制发程序

1、草拟。

公文的拟稿工作一般是谁主管的事，谁拟稿。重要公文由领导人亲自草拟或主持草拟，一般公文由秘书部门或业务部门草拟。草拟公文应当注意遵守《办法》、《条例》中关于内容和形式的规定。拟稿过程中征求意见、讨论修改，要在标题下注明“初稿”、“征求意见稿”或“讨论稿”；拟送领导签发的叫“送审稿” 。

2、审核。

“送审稿”在提交讨论和领导人签发之前，要由机关的办事部门认真作好审核把关工作。审核的重点是：是否需要行文，公文的内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合本办法的有关规定。不符合要求的要重新草拟、修改。审核中如认为符合上述要求，要写出明确的意见，送领导人签发。

3、签发。

审核合格或讨论通过的公文，要有签发手续。各级国家行政机关党的机关发出的重要公文，由机关或党委主要领导人签发。一般事务 性的可由主持日常工作或分管该项工作的负责人签发。有的公文，可由被授权人签发。联合行文，要由所有联合发文单位的领导人会签，每人都要在签字之下注明自己的签发日期。联合行文如果意见不一致，要如实反映双方的意见，否则可以不签。

4、缮印。印好的文件还不能立即封发，在校对确认无错误遗漏之后，加盖公章。铅印的公文可在印刷时用印模加印公章。复制的副本不盖公章。

5、归档。

公文在盖章后为正本，制文机关要留下一式二份或三份，连同定稿和有价值的修改稿立卷存档。草稿和一般修改稿，不存档。

五、公文写作总的原则和要求

1、内容方面的基本要求。

①符合实事求是的思想路线。

②符合党的方针政策和国家的法律政令。

③符合本机关的职权和责任范围。

④符合保密原则。

2、形式方面的注意要点。

公文的文字形式，既要正确地传递发文所要表达的思想、信息，又要特定的接收者最易领会，还要表现出适宜的礼仪。

①开门见山，重点突出。 整体上观点鲜明，主题显豁，使读者易于明白。

②结构严谨，条理清楚。公文结构，要适应高效实用和读者最易接受的特点，一般采用单线结构，要注意因由明显，接榫紧密，线索清晰，特别是要注意条理性，条文化，可以采用小标题分层分条开列的方式。

③语言简明通顺，规范、得体。公文语言要求简明通顺，规范化。要正确使用现代汉语标点符号。要熟悉它的语言材料体系，正确运用公文用语，特别是恰当地运用其中的礼貌用语和结构用语。

结构用语也有三方面：其一是开头，如行文根据是上级政策、法令、决定，多用“遵照”、“按照”、“根据”等。如是实际情况，可用“由于”，如是动机目的，则多用“为了”，如申述已知事由，多用“对于”、“关于”等。其二是过渡用语，在陈述情况，说明因由，提出依据之后，用来引出措施、办法、决策、建议等，多用“据此”、“因此”、“对此”、“为此”等。其三是结尾用语，如“特此通知”，“此布”，“是否有当，请指示”，“当否，请批示”，“如无不妥，请予批准”，等等。

第三方面，写公文用语要确切、通俗和简练。确切最重要，是指准确恰当，含义确定，只能有一种解释。要运用词汇的直接意义，不要用象征义、譬喻义、言外之意等。少用形象化的语言，避免用词不当，摈除模棱两可的词语，象“大概”、“可能”、“也许”、“据说”等。通俗，就是朴素如话，浅近易展示。 当然，通俗不是浅薄，不是粗俗，要避免用俗语、歇后语、俏皮话。简练，就是用最少的话说明问题 。

  第二节  会议纪要

1、含义。

会议纪要是记载和表达会议主要精神和议定事项的公文文体。

2、性质和作用。

会议纪要是把会议的情况和结果简要记下的一种会议文件，党政等都用。性质由会议性质决定：一种是决定性纪要，要求下级贯彻；一种是协议性纪要，要求协议各方共同遵守，有些重要会议，可以用决议、决定等公文郑重发布议决的问题；有些较为一般的会议，则可以采用会议纪要的形式。上呈下达还可以由会议的主持机关加按语下达。也可以上呈后经上级领导机关或主管部门加“通知”批转下达，还可公诸报端。