为进一步规范我办公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，全面提高公文处理质量和效率，依据《国家行政机关公文处理办法》和市政府公文办理的有关规定，结合人防工作实际，制定本制度。

一、基本要求

（一）本办各科、队、站收取、传阅、办理、发送、保管公文、文件，均按本制度处理。

（二）人事秘书科是本办公文办理、文件保管的管理、协调机构，指定专人负责公文、文件的签收、登记、分办、督办、传送、存档等工作。专管人员设立收文、发文、入档登记本，及时进行登记，并录入计算机。

各科、队、站应指定人员兼职本科室的公文收发管理工作。

（三）公文处理必须做到准确、及时、规范、保密、安全。凡涉及秘密、机密级文件，由专人监收管理，按规定于翌年3 月清返或销毁，确保国家秘密的安全。

二、收文处理

（一）要求。收文处理必须按照《国家行政机关公文处理办法》的规定和市政府的要求，严格规范文件的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序，使公文的接收、运行、办理有序，提高公文处理效率。

（二）签收、登记。凡上级及市级相关机关送本办的公文、文件、汇报材料、信件以及参加会议带回的材料、文件均由人事秘书科负责签收、登记。

（三）分类。经登记整理后的上、下级和本级其它方面的公文、文件、材料及群众来信，由人事秘书科文档管理人员以“急件”、“阅件”、“办件”、“汇报材料”、“举报、投诉件”等进行分类。凡收到需立即办理的公文，应注明“急件”，并立即送交办领导阅处；需要本办或业务科室办理的公文、文件为“办件”；不需本办办理的、一般知照性公文、文件为“阅件”，基层单位的不需要办理的工作总结、情况汇报等为“汇报材料”，群众或基层组织的投诉、举报信件、材料等为“举报、投诉件”，专管员要把分好的“办件”、 “阅件”、“汇报材料”、“举报、投诉件”等分别放在各自的专门文件夹里，视不同情况进行处理。

（四）拟办、批办。所有“办件”（含急件）和“举报、投诉件”由公文专管人员在输入计算机，并打印出《日照市人民防空办公室文件批办单》后，交人事秘书科长审阅并提出拟办意见，送主任签署办理意见。

（五）传阅。所有“阅件”、“汇报材料”均应送办领导和相关人员传阅。传阅文件按照先主任、办党组成员、后科、队、站负责人及其他工作人员的程序进行。阅文必须随到随处理，文件所经过的每一个环节，最长不能超过两天（特殊情况除外），阅后（签署意见并署名）即送人事秘书科，再继续传阅。传阅结