●梁国秀

城建档案是城市可持续发展的宝贵资源，城建档案管理是档案管理的一项重要工作。自1980年全国科技档案工作会议之后，城建档案管理已延伸、渗透到了城市社会生活的各个领域，其收集、整理、保管、编研、利用、执法等逐步得以完善。但随着城建事业的飞速发展，城建档案管理同样也面临着诸多难题及新的挑战。

城建档案，即城市实体建设、改造和演变过程中直接形成的各种文字、图表、图纸、声像等载体形式的信息记录。一直以来，城市建设档案都在城市建设的全过程中发挥着至关重要的作用，无论是城市建设初期对城市规划等工作的记录，还是进入城市发展稳定期对城市各项基础设施建设及城市管理活动全过程的记录，都是城市管理的重要依据，为未来城市发展的动态预测、规划设想、建设方案都有举足轻重的指导作用。特别是对城市布局、市容管理、城区改造等工作，都要以城市建设档案为基础，具体对城市的各要素、现状、基本特点分析评估后，具体研判解决现实问题，以避免在城市建设和管理过程中出现资源浪费和不必要的纠纷。

1.对城建档案管理工作的认识不够重要。虽然近年来城建档案的管理工作受到了社会的广泛关注，但公众对城建档案的管理工作的基本内容并不了解，对城建档案的管理工作在城市建设和发展过程中发挥的重要作用并不明确。城建档案工作是城市建设事业的重要组成部分，是城市建设发展中的全局性工作，贯穿了城市规划、建设和管理的全过程，主要是用于城市改造、城市管理和房屋产权办理。在对城市建设发展的每一领域、每一环节进行记录的同时，也行使着促成每一领域、每一环科学、规范、真实性操作的职责，还是发掘和弘扬城市历史文化特色的重要手段，如在城市历史的编撰过程中，城建档案是有效的资料来源。

2.对城建档案管理工作的方式不够现代。虽然近年来出台了很多新的档案管理办法，推动当前档案管理工作全面进入信息化管理时代，但城建文件依然大多持有原有的纸张资料以及老旧的纸张档案。根据现代城建工作的发展和需求，对城建档案工作的数字化、信息化、网络化发展提出了新的要求，不仅要优化过去面对面的服务，更要综合利用信息资源管理技术、现代化信息技术，快速促进档案管理方式向科技型发展、向现代化提升。

3.对城建档案管理工作的思路不够明晰。城建档案工作一直以来按照《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》和《中华人民共和国城乡规划法》等组织开展，但在具体实施档案执法检查过程中，对人员配置及从业人员管理、档案管理制度的建立健全和责任落实、工程建设过程中档案收集及信息化建设等情况缺乏配套的细则，需要加强相关法律的完善与健全，让档案问题的执法检查能真正做到有法可依、有据可循、思路明晰。

4.对城建档案管理工作的人员培育不够。城建档案工作除了要求有基本的档案管理知识和技能外，还对专业性要求较高，既要熟悉建筑设计图纸、施工流程和环节，又要有一定的声像和地下管线方面的知识。当前，城建档案管理工作已全面进入信息化管理时代，但目前从业人员的年龄结构、知识结构很难适应当前信息化管理的要求，阶段性的技能培养成效还未显现。有关建设、监理、施工等单位的城建档案从业人员培训，还需要在电子档案的收集、整理、报送等工作标准和程序的专题培训上下功夫。

1.档案收集规范不够，档案收集范围不全面。一是从整体情况看，档案资料收集地上建筑资料多，地下管线资料少。特别是除了收集地下管线的设计、建设单位图纸资料外，对影响施工或受施工影响的部分地下管线开挖前的样洞资料收集较少，有关实地记录情况收集较少。如，在施工过程中因不可避免需拆迁设施的拆迁方案、会商记录、恢复情况报告等。二是从建设部门的工作阶段上看，建设系统各专业部门内部档案收集得多，外部收集得少。主要表现在对预验收资料、工程竣工验收资料、接收建设单位工程资料的收集、整理上还有欠缺。三是从城建档案的分类大纲上看，部分档案收集存在漏项，甚至是空白。比如综合类档案中有的缺少政策、法规依据，有的缺少相关会议记录，有的规划文件只有公示文件遗漏听证文件等。

2.档案查阅手段过于单一。由于过去城建档案大多为纸质档案，查阅利用方式仅为人工查阅，客观上看查阅档案的岗位人数有限，且每一次所查找的资料种类繁多，导致一个查档业务办理需要很长时间。实践中，城建档案查阅利用的目的主要有办理房产证、诉讼取证、装修以及维修等，城市建设相关单位、机构对城建档案的充分利用程度不高，不到用时，绝不查阅，导致城建档案的利用人次、卷次等指标都非常低，对优化档案查阅手段的推动程度不大。

3.城建档案信息化相对滞后。在城建档案管理领域，目前仅靠有限的人力实施海量城建档案资源管理，与城建档案信息化要求资源共享与快速流转的现代化要求不相适应，也不能适应信息化快速发展的要求。在推动城建档案数字化、信息化工作方面，可以借鉴国内一些大型图书馆、先进院校的图书档案管理的信息化操作，城建档案馆迫切需求集档案验收与移交，档案整理、著录、编目，电子文件归档与管理、档案查询等功能于一体的信息化系统建设，对现有的纸质库藏档案要尽快完成档案数字化转换工作，尽可能通过系统让办理城建档案查询利用的工作人员直观地看到有关文件、图纸，便于信息核对、资料查阅以及后续精准调卷。

城建档案信息作为一个国家一座城市社会发展的重要战略资源，是再现历史书写未来的决策依据。城市建设的不断发展使城建档案呈几何数增长，其拥有的信息量急剧膨胀。而计算机技术、网络技术、通讯传播技术以及多媒体技术的互相渗透和融合。为城建档案数字化建设提供了可能，加强城建档案数字化建设应着力抓好以下工作。

1.完善电子档案管理。要突出电子文件的积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、检查和指导，以确保归档电子文件完整、真实、有效和安全，这是做好电子档案管理的重要手段和基础工作。特别是，在对电子档案的归档标准上要从严把握，要有科学、合理、统一、明确的归档工作流程和要求，确保归档电子档案的原始性、真实性。从技术手段上看，可以采取文件加密、专机专用、防写、备份等手段，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改，保障电子档案的安全性、保密性。

2.创新服务机制。要及时了解城建档案信息的需求变化，有针对性地丰富馆藏、整合档案的信息资源，变被动、滞后的服务为主动超前的服务。在城建工作开展的同时，城建档案工作要主动走出去，在工程准备阶段、施工阶段、档案预验收阶段、工程竣工阶段应主动开展上门现场指导服务，帮助建设单位规范档案工作。同时，要应用信息和网络技术变“死档案”为”活信息”，开发建设信息成果，利用多种形式，把网上初步查询、线下预约查询、现场自助查询等多种方式综合运用起来，综合考虑查询对象的特点，设置相对应的查询窗口、端口，为各类查询主体提供更多的服务选择，发挥城建档案在城市建设中的作用。

3.强化网站建设。网站建设是城建档案宣传工作的新途径，是提供档案信息利用服务的新手段。一方面，要介绍城建档案馆的工作职能提高城建档案馆的知名度，全面提高各类城建有关主体的档案意识，还可以通过数字化的手段直观地展示城市旧貌和发展新貌的对比，让全社会深入了解城建档案工作的价值。另一方面，要提高档案信息服务利用水平，为日后的档案查阅利用工作建立网上服务阵地，对城市规划建设和城建档案管理工作构建交流平台，把各有关主体的数据及时联系起来，发挥整体性效益，为城建档案信息的开发利用提供新途径和新手段。

4.突出人才引领。人才建设是开展数字化城建档案馆建设的首要条件。要多组织建设单位负责档案的人员到城建档案馆来参观学习、业务培训，给予专业的指导，进而提高建设单位的档案工作质量。同时，城建档案馆也需要努力培养一批既懂业务，又懂信息技术的“复合型”人才，加大人才选拔和培养的力度，定期组织档案人员进行业务培训，着重培养计算机运用处理能力、网站维护运营能力、多功能自助查询设备使用能力，强化管理人员对各种载体档案的管理应用，加强档案管理的安全意识、保密意识教育，为数字化城建档案馆建设奠定人才基础。

5.注重高效服务。服务利用是城建档案收集保管的根本目的。一是要使信息资源有序化。要科学地制定信息资源分类方法和标识符编码规范，以不同城建主体的类别及其业务范围进行业务分类，建立不同行业类别、不同业务种类、不同管理对象的分类体系，从而实现信息资源的分类管理、快速检索和精准定位。二是要使更多的城建档案信息为更多的档案利用者所利用。结合实际城建档案工作的利用需求，为建筑物所有权人查阅利用，仲裁、诉讼案件中受当事人委托的律师调查取证，建设、监理、施工单位查询利用相关参数或竣工档案，以及其他因项目可行性研究、专题研究或者编纂著书等需要利用档案的提供档案查询利用服务。

6.协同执法检查。城建档案馆要积极主动会同市级档案执法机构、市级重点项目管理机构，对市级以上重点建设项目的档案安全管理开展专项执法检查。要通过实地查验的方式，主动发挥业务指导作用，对档案库房、防火防盗设施配备、项目档案案卷编制等具体业务对口指导，促进建设单位能依法管理项目档案工作，重视项目档案工作投入，按照档案规范性要求做好项目档案收集、整理、保管和数字化工作，为后续项目档案资料的移交、整理及查询利用工作奠定基础。

7.严格管理程序。将城建档案的移交工作纳入整体城建工作体系中，在规划许可、施工许可、竣工验收工作开展的同时，同步建立健全项目城建档案，发挥城建档案馆和建设单位的双向合力，档案工作人员对重点项目定期深入施工现场，对建设、施工单位的建设工程档案现场开展业务指导和技术交底，并对相关工程档案从业人员进行技术培训；建设单位按照国家有关要求对建设工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工文件和竣工图齐全、完整编制，制成材料符合档案永久保管要求。

8.推动数字化进展。随着当前城市化建设的大力推进，城建档案的查阅人次已较往年翻了数倍甚至十数倍，且在逐年增加。原有纸质档案转化为数字化档案的占比还很少，还需进一步加快推进，对一些重大项目的纸质档案由于使用频率较高且易破损，转换需求更是特别迫切，要尽快采取拍照扫描等便捷手段，及时转化为电子档案。对大量的库藏档案，要尽快制定信息化平台录入、数字化档案转换方案，有计划、分阶段地开展信息录入和档案转换工作，及时建立信息数据库，便于尽快开展电子档案资源的快速查阅利用服务。