公文是指行为主体在社会活动中，为了一定目的而形成并使用的具有特定格式的文字材料，公文从文种到体式、处理、办理都具有一定的法定性、统一性、规范性。在公文运行过程中，要求必须做到安全、快捷、准确。
    目前，烟草商业系统公文处理工作经过多年努力，基本上做到了规范化、制度化、科学化，但是，还存在一些不容忽视的问题:
　　文种使用不规范。国家行政机关使用的公文文种设定为13种，即命令（令）、决定、批复、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、意见、函、会议纪要；中国共产党机关使用的文种有14种，即决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要；去掉党政交叉使用的重复部分，党政机关使用的法定公文文种共有18种。但不少单位或部门超出了上述范围使用文种，出现自设文种、误用文种、合并文种、未标明文种或漏写公文文种名称、滥用文种等现象。
　　公文制式不规范。《国家行政机关公文格式》（gb/t9704-1999）明确规定了国家行政机关公文制式的具体要求，《中国共产党机关公文处理条例》第七章也明确规定了党的机关公文的标准格式。然而，在实际工作中，不少单位的公文制式不按要求执行，例如版头制式不标准，发文字号有错号、重号，编号不按要求进行，无签发人，抄送、抄报机关随意设定，甚至抄送×××领导人，紧急程度标注不明确，主题词不遵守法定规定，有些公文无印制单位和份数、无打字和校对人姓名等等。
　　公文运作不规范。发文不当，首先是党政不分，党政机关各自的性质和职能不同，文种使用必须坚持党政分开的原则；起草不严，起草文件时不认真履行起草、初核、审核、签发手续，甚至出现代替签发文件的现象；分发无序，分发文件不按程序进行，代替传送、委托传送的现象依然存在，影响了公文的及时性和准确性；签收不准，签收文件时不能做到逐件清点，重